Panduan Pengajuan Usulan Judul PBL (SIAP-PBL)

Dokumen ini berisi panduan alur, persyaratan data, dan tata cara pengajuan usulan judul proyek PBL (Project Based Learning) melalui portal pbl.polibatam.ac.id untuk berbagai peran pengguna: Mitra / Eksternal, Dosen Pengusul, Mahasiswa, dan Pengelola / Admin.

1. Ketentuan Umum & Persyaratan Data Usulan

Sebelum mengisi formulir pengajuan usulan judul PBL, pastikan pengusul telah menyiapkan data-data berikut:

A. Komponen Data Proyek

No	Data	Keterangan & Pilihan
1	Jurusan Tujuan Proyek	• `Teknik Informatika (IF)` • `Manajemen Bisnis (MB)` • `Teknik Elektro (EL)` • `Teknik Mesin (MS)`
2	Jenis Usulan	Bidang luaran proyek (misal: Aplikasi Web, Mobile App, IoT, Animasi, Desain Media, Manufaktur, dll. disesuaikan dengan jurusan tujuan).
3	Tipe Proyek & Keterangan	Menentukan jalur asal usulan proyek (lihat rincian di bawah).
4	Judul Proyek	Nama usulan proyek/produk yang ringkas, jelas, dan representatif.
5	Deskripsi Permasalahan	Uraian latar belakang masalah, kebutuhan sistem, atau luaran yang diharapkan.
6	Pemetaan SDGs	Kontribusi proyek terhadap target Sustainable Development Goals.
7	Kontak Narahubung	Nama PIC, Nomor WhatsApp aktif, dan Email aktif.

B. Rincian Tipe Proyek & Pengisian Keterangan

Tipe Proyek	Pengisian Kolom Keterangan	Contoh Pengisian
Project Eksternal	Nama Perusahaan / Mitra Industri / Instansi	PT Solusi Teknologi Nusantara
Perlombaan Kompetisi	Nama Kompetisi / Lomba	KMIPN, Gemastik, PKM-KC, Kontes Robot
Kebutuhan Internal Unit	Nama Unit / Divisi Pengusul di Polibatam	Unit Transdigital, Penguatan Humas
Penelitian	Skema / Sumber Pendanaan Penelitian	Penelitian Terapan Internal, BIMA, Kedaireka
Pengabdian	Skema Program Pengabdian Masyarakat	Pemberdayaan Masyarakat BIMA, Mandiri
Kewirausahaan	Program Wirausaha Mahasiswa	P2MW, Program Wirausaha Merdeka (WMK)
Kegiatan Kemahasiswaan	Nama Program / Kegiatan Ormawa	PPK Ormawa, Proyek Komunitas

:::warning Ketentuan Pengisian Deskripsi Permasalahan

Minimal Karakter: Uraian permasalahan wajib diisi minimal 100 karakter.
Format Teks: Sangat disarankan menempel teks menggunakan mode plain text (Ctrl + Shift + V atau klik kanan > Paste as plain text) untuk mencegah karakter rusak (corrupted characters) dari Microsoft Word atau editor eksternal lainnya. :::

:::info Ketentuan Pemetaan SDGs (Sustainable Development Goals) Setiap usulan wajib memilih minimal 1 (satu) SDG Kategori Wajib:

SDG 1: Tanpa Kemiskinan (No Poverty)
SDG 2: Tanpa Kelaparan (Zero Hunger)
SDG 3: Kehidupan Sehat dan Sejahtera (Good Health and Well-being)
SDG 4: Pendidikan Berkualitas (Quality Education)
SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan (Partnerships for the Goals)

Catatan: Pengusul juga dapat menambahkan SDG kategori pendukung (SDG 5 s.d. SDG 16) beserta penjelasan singkat mengenai bentuk dampak/kontribusi proyek terhadap sasaran SDG tersebut. :::

2. Panduan Pengajuan Berdasarkan Peran

Pilih panduan sesuai dengan peran akses Anda:

A. Mitra / Pihak Eksternal (Industri, Instansi, Praktisi)

Alur ini diperuntukkan bagi mitra industri, perusahaan swasta, BUMN, instansi pemerintah, atau praktisi profesional yang ingin mengajukan studi kasus riil industri untuk diselesaikan oleh mahasiswa Polibatam.

Akses & Login:
- Kunjungi portal 👉 pbl.polibatam.ac.id.
- Pilih Jenis User: Eksternal / Praktisi.
- Masukkan Email dan Password terdaftar, lalu klik Login.
:::note Verifikasi Akun Baru Apabila Anda baru mendaftarkan akun praktisi/mitra, pastikan akun telah diverifikasi oleh pengelola jurusan sebelum mencoba login. :::
Buka Formulir Usulan:
- Setelah masuk ke Dashboard User, temukan panel List Usulan Judul PBL.
- Klik tombol + Tambah.
Pengisian Formulir Usulan:
- Jurusan Tujuan: Pilih jurusan yang relevan (IF / MB / EL / MS).
- Tahun Ajaran: Terisi otomatis sesuai periode semester yang sedang dibuka.
- Jenis Usulan: Pilih kategori luaran (Web, Mobile, IoT, Multimedia, dll).
- Tipe Proyek: Pilih Project Eksternal - Jalur Industri.
- Nama Mitra / Perusahaan: Ketikkan nama instansi/perusahaan Anda.
- Judul Proyek: Tuliskan judul usulan proyek secara jelas.
- Deskripsi Permasalahan: Jelaskan masalah dan ruang lingkup kebutuhan (min. 100 karakter).
- SDGs: Pilih minimal 1 SDG Wajib (1, 2, 3, 4, atau 17), klik Tambah, lalu ketikkan narasi dampaknya.
- Narahubung: Lengkapi Nama PIC, No. WhatsApp aktif, dan Email.
Kirim Pengajuan:
- Periksa kembali seluruh data, lalu klik tombol Tambahkan.
- Usulan Anda akan tercatat dengan status awal Diajukan.

B. Dosen Pengusul / Calon Manajer Proyek (Manpro)

Alur ini diperuntukkan bagi Dosen Polibatam yang memiliki proyek berbasis riset terapan, pengabdian masyarakat, kebutuhan internal unit, atau proyek kerjasama industri.

Login ke Sistem:
- Akses laman 👉 pbl.polibatam.ac.id.
- Pilih Jenis User: Internal.
- Masuk menggunakan kredensial SSO / ID Learning / Dokpol.
Buka Menu Usulan:
- Pada halaman Dashboard Dosen (dashboard_pbl), klik tombol Ajukan Usulan PBL (atau ikon + Tambah).
- Catatan: Tombol pengajuan hanya aktif jika jadwal pengajuan judul pada jurusan terkait sedang dalam status dibuka (open).
Mengisi Formulir Usulan:
- Pilih Jurusan Tujuan.
- Tentukan Jenis Usulan dan Tipe Proyek (Penelitian, Pengabdian, Project Eksternal, Kompetisi, dll).
- Tuliskan Judul Proyek dan Deskripsi Permasalahan (minimal 100 karakter).
- Petakan SDGs (wajib memilih minimal satu di antara SDG 1, 2, 3, 4, atau 17).
- Lengkapi informasi Kontak Narahubung.
Opsi Lanjut Usulan (Carry-Over Proyek Semester Lalu):
- Jika proyek merupakan kelanjutan dari semester sebelumnya, gunakan menu Lanjut Usulan PBL.
- Pilih judul proyek sebelumnya dari daftar riwayat, isi catatan capaian progres dan rencana lanjutan, lalu simpan.
Kirim Pengajuan:
- Klik tombol Tambahkan untuk mengirimkan usulan judul ke sistem.

C. Mahasiswa (Jalur Kompetisi, Kewirausahaan & Inovasi Mandiri)

Mahasiswa yang memiliki ide inovasi independen atau tim kompetisi dapat mengajukan judul proyek melalui mekanisme pembimbingan:

Penyusunan Ide & Proposal Awal:
- Mahasiswa menyusun usulan proyek, khususnya yang berbasis pada skema:
  - 🏆 Kompetisi Ilmiah / Kejuaraan: Gemastik, KMIPN, PKM, Kontes Robotika, dll.
  - 🚀 Kewirausahaan Mahasiswa: P2MW, Wirausaha Merdeka (WMK), Startup rintisan.
  - 🤝 Pemberdayaan Masyarakat / Ormawa: PPK Ormawa, Bina Desa.
Konsultasi ke Calon Dosen Pembimbing / Manpro:
- Hubungi dosen di program studi terkait untuk mendiskusikan kelayakan topik, kesesuaian capaian mata kuliah (CPMK), serta kesiapan anggota tim.
Penginputan ke Sistem oleh Dosen / Tim PBL:
- Dosen Calon Manpro atau Koordinator PBL Jurusan akan menginput usulan tersebut ke SIAP-PBL dengan memilih tipe proyek yang sesuai (Perlombaan Kompetisi / Kewirausahaan / Kegiatan Kemahasiswaan).
- Pada deskripsi proyek dicantumkan keterangan bahwa usulan merupakan inisiatif kelompok mahasiswa.
Plotting Tim PBL:
- Setelah usulan judul disetujui (status Diterima), akun mahasiswa (Ketua & Anggota) akan di-assign ke dalam tim proyek PBL tersebut.

D. Dosen Struktural / Koordinator PBL / Admin

Pengelola Jurusan dan Koordinator PBL memiliki wewenang untuk mendaftarkan usulan langsung serta mengelola siklus seleksi judul:

Penginputan Usulan:
- Buka menu navigasi Usulan Judul (list_usulan_judul).
- Buka form pengajuan baru, lalu pilih nama Dosen Pengusul pada kolom pengusul.
- Lengkapi seluruh data proyek dan SDGs, lalu simpan usulan.
Pengaturan Jadwal Pengajuan (Buka / Tutup):
- Akses menu Tutup Buka Usulan.
- Pengelola dapat menentukan rentang tanggal buka (start date) dan tutup (end date) pengajuan judul per jurusan agar selaras dengan kalender akademik.

3. Tahapan & Status Usulan Judul

Setiap usulan judul yang masuk ke sistem akan melalui siklus verifikasi sebagai berikut:

flowchart TD
    A([📝 Form Disubmit]) --> B[Status: Diajukan]
    B --> C{Verifikasi & Penilaian<br/>Pengelola Jurusan / KPS}
    C -->|Memenuhi Syarat| D[Status: Diterima]
    C -->|Perlu Penyesuaian Scope / Kuota| E[Status: Ditunda]
    C -->|Tidak Memenuhi Kriteria| F[Status: Ditolak]
    
    D --> G[Plotting Manpro, Tim Mahasiswa & Kelas]
    E -->|Revisi Disubmit Ulang| B

Penjelasan Status Usulan:

Status	Arti & Langkah Selanjutnya
🟡 Diajukan	Usulan telah berhasil disimpan dan sedang dalam antrean evaluasi oleh Pengelola Jurusan / Ketua Program Studi (KPS).
🟢 Diterima	Usulan disetujui untuk dijadikan proyek PBL semester berjalan. Langkah selanjutnya adalah penetapan Manajer Proyek (Manpro) dan plotting tim mahasiswa.
🟠 Ditunda	Usulan memerlukan perbaikan ruang lingkup (scope), kejelasan luaran, atau sedang menunggu ketersediaan kuota mahasiswa.
🔴 Ditolak	Usulan belum memenuhi standar kualifikasi proyek PBL. Pengusul dapat melihat catatan/alasan penolakan dari reviewer.

4. Checklist Mandiri Sebelum Submit

Gunakan daftar periksa berikut sebelum menekan tombol simpan:

Jurusan & Tahun Ajaran: Sudah sesuai dengan jurusan tujuan dan jadwal periode buka aktif.
Jenis Usulan & Tipe Proyek: Sesuai dengan luaran produk dan jalur pengusul.
Keterangan Tipe Proyek: Terisi nama mitra, nama lomba, skema penelitian, atau nama unit.
Judul Proyek: Menggunakan bahasa yang baku, ringkas, dan merepresentasikan solusi yang dibangun.
Deskripsi Permasalahan: Panjang teks minimal 100 karakter dan sudah ditempel (paste) dalam bentuk teks polos.
SDGs: Sudah memilih minimal 1 SDG Kategori Wajib (SDG 1, 2, 3, 4, atau 17) beserta keterangan dampaknya.
Narahubung: Nama PIC, No. WhatsApp aktif, dan Email sudah valid agar mudah dihubungi saat proses seleksi.

1. Ketentuan Umum & Persyaratan Data Usulan​

A. Komponen Data Proyek​

B. Rincian Tipe Proyek & Pengisian Keterangan​

2. Panduan Pengajuan Berdasarkan Peran​

A. Mitra / Pihak Eksternal (Industri, Instansi, Praktisi)​

B. Dosen Pengusul / Calon Manajer Proyek (Manpro)​

C. Mahasiswa (Jalur Kompetisi, Kewirausahaan & Inovasi Mandiri)​

D. Dosen Struktural / Koordinator PBL / Admin​

3. Tahapan & Status Usulan Judul​

Penjelasan Status Usulan:​

4. Checklist Mandiri Sebelum Submit​