Lewati ke konten utama

Panduan Fitur Pelayanan Status Mahasiswa (SILAM)

Fitur Pelayanan Status digunakan oleh mahasiswa untuk mengajukan permohonan perubahan status akademik dan perkuliahan, yang mencakup pengajuan Cuti Kuliah, Pindah Kelas (pagi ke malam atau sebaliknya), dan Pengunduran Diri di lingkungan Politeknik Negeri Batam.

:::info Ketentuan Biaya & Jadwal Pengajuan Mulai Semester Ganjil 2024, pengajuan cuti kuliah dikenakan biaya administrasi sebesar Rp 1.000.000,- per semester (kecuali pengajuan cuti karena alasan ekonomi dengan biaya Rp 0,-). Pengajuan cuti kuliah dan pindah kelas hanya dibuka pada periode kalender akademik yang telah ditentukan oleh bagian akademik. :::

1. Sisi Mahasiswa (Alur Pengajuan Layanan)​

Mahasiswa dapat memilih jenis layanan status sesuai dengan kebutuhan akademik masing-masing.

A. Pengajuan Cuti Kuliah​

  1. Buka dan login ke portal sim.polibatam.ac.id.
  2. Pada bilah menu samping (sidebar), klik menu Pelayanan Mahasiswa.
  3. Menu dropdown akan terbuka, lalu klik Pelayanan Status.
  4. Pilih submenu Cuti Kuliah.
  5. Klik tombol + AJUKAN CUTI KULIAH (tombol berwarna biru dengan ikon tambah).
  6. Lengkapi formulir pengajuan cuti (sebagian data identitas akan terisi otomatis oleh sistem):
    • Jenis Pengajuan Cuti: Pilih alasan cuti yang sesuai (ekonomi, dinas/pekerjaan, kesehatan, dll.).
    • Tahun Ajaran Pengajuan: Pilih semester dan tahun ajaran pengajuan cuti aktif.
    • Lama Cuti: Tentukan durasi cuti yang diajukan (misal: 1 semester atau 2 semester).
    • Keterangan: Uraikan alasan mendalam permohonan cuti kuliah.
  7. Klik tombol Simpan.
  8. Pengajuan akan masuk ke tahap verifikasi. Tunggu persetujuan (approval) dari Dosen Wali dan Ketua Program Studi (KPS).
  9. Setelah disetujui, klik tombol Bayar Di Sini (tombol berwarna merah) pada daftar pengajuan.
  10. Masukkan alamat email aktif untuk menerima kode pembayaran/virtual account.
  11. Klik Buat Kode Pembayaran dan selesaikan transaksi sesuai instruksi bank.
  12. Setelah pembayaran diverifikasi, status pengajuan akan berubah menjadi Bayar - Dilakukan dan status cuti aktif tercatat di sistem.

B. Membatalkan / Menghapus Pengajuan Cuti Kuliah​

Mahasiswa dapat membatalkan pengajuan cuti selama berkas permohonan belum disetujui oleh Dosen Wali:

  1. Pada daftar tabel pengajuan cuti, cari baris permohonan yang ingin dibatalkan.
  2. Klik tombol Hapus (tombol berwarna merah).
  3. Konfirmasi penghapusan pada kotak dialog yang muncul.

C. Pengajuan Layanan Pindah Kelas​

Layanan ini digunakan bagi mahasiswa yang ingin mengajukan alih jalur kelas (misal: dari kelas reguler pagi ke kelas malam bagi yang telah bekerja):

  1. Login ke sim.polibatam.ac.id.
  2. Klik menu Pelayanan Mahasiswa > Pelayanan Status > Pindah Kelas.
  3. Klik tombol + AJUKAN PINDAH KELAS (tombol berwarna biru).
  4. Lengkapi formulir permohonan pindah kelas:
    • Keterangan: Tuliskan alasan perpindahan kelas secara jelas.
    • Nama Perusahaan: Masukkan nama instansi/perusahaan tempat Anda bekerja (wajib bagi perpindahan ke kelas malam).
    • No. Telepon Perusahaan: Nomor kontak perusahaan yang dapat dihubungi untuk verifikasi.
    • Unggah Surat Keterangan Kerja: Klik Choose File untuk melampirkan surat keterangan kerja resmi dari perusahaan (format file .jpg, .jpeg, atau .png dengan ukuran maksimal 500 KB).
  5. Klik tombol Simpan.
  6. Pantau status persetujuan berjenjang dari Dosen Wali dan Ketua Program Studi (KPS).

D. Membatalkan / Menghapus Pengajuan Pindah Kelas​

Pengajuan pindah kelas dapat dibatalkan apabila belum disetujui oleh Dosen Wali:

  1. Pada tabel riwayat pengajuan pindah kelas, cari permohonan yang bersangkutan.
  2. Klik tombol Hapus (tombol berwarna merah).
  3. Konfirmasi penghapusan pada pop-up yang tampil.

E. Pengajuan Layanan Pengunduran Diri​

Layanan pengunduran diri digunakan bagi mahasiswa yang memutuskan untuk berhenti dari status kemahasiswaan Politeknik Negeri Batam secara resmi:

  1. Login ke sim.polibatam.ac.id.
  2. Klik menu Pelayanan Mahasiswa > Pelayanan Status > Pengunduran Diri.
  3. Klik tombol + AJUKAN PENGUNDURAN DIRI (tombol berwarna biru).
  4. Lengkapi formulir permohonan:
    • Tahun Ajaran Pengajuan: Pilih tahun ajaran saat permohonan diajukan.
    • Keterangan: Berikan penjelasan alasan resmi pengunduran diri.
    • Surat Keterangan Pengunduran Diri: Klik Choose File untuk mengunggah formulir/surat permohonan pengunduran diri yang telah ditandatangani mahasiswa dan orang tua/wali (format .jpg, .jpeg, atau .png maksimal 500 KB).
  5. Klik tombol Simpan.
  6. Tunggu persetujuan dari Dosen Wali dan KPS.
  7. Setelah permohonan diverifikasi oleh sistem, mahasiswa wajib menyelesaikan administrasi bebas tanggungan ke bagian Pusat Informasi & Layanan Terpadu Polibatam.

F. Membatalkan / Menghapus Pengajuan Pengunduran Diri​

Pengajuan pengunduran diri dapat dibatalkan selama belum disetujui oleh Dosen Wali:

  1. Cari data pengajuan pengunduran diri pada tabel riwayat.
  2. Klik tombol Hapus (tombol berwarna merah).
  3. Konfirmasi pembatalan.