Lewati ke konten utama

Panduan Fitur Pelayanan UKT (SILAM)

Fitur Pelayanan UKT digunakan oleh mahasiswa Politeknik Negeri Batam untuk mengajukan permohonan keringanan pembiayaan kuliah, yang meliputi fasilitas Bantuan UKT 50% (khusus mahasiswa akhir/lewat masa studi), Angsuran Pembayaran UKT, serta Peninjauan / Perubahan Tarif Kelompok UKT.

:::info Ketentuan Batas Waktu Pembayaran Angsuran Pembayaran angsuran pertama wajib diselesaikan di dalam periode daftar ulang semester aktif. Batas akhir pelunasan angsuran terakhir adalah pada minggu pertama di bulan ketiga perkuliahan berjalan. :::

1. Sisi Mahasiswa (Alur Pengajuan Layanan UKT)​

Mahasiswa dapat memilih salah satu dari tiga jenis skema layanan pembiayaan UKT sesuai dengan kriteria yang dipenuhi:

A. Pengajuan Bantuan Keringanan UKT 50%​

Skema Bantuan UKT 50% dikhususkan bagi mahasiswa yang telah melewati masa studi normal dan hanya mengambil mata kuliah mengulang (nilai D atau E) atau mata kuliah tugas akhir/skripsi.

  1. Buka dan login ke portal sim.polibatam.ac.id.
  2. Pada menu samping (sidebar), klik menu Pelayanan Mahasiswa.
  3. Menu dropdown akan terbuka, lalu klik Pelayanan UKT.
  4. Pilih submenu Bantuan UKT 50%.
  5. Klik tombol + AJUKAN BANTUAN UKT 50% (tombol berwarna biru dengan ikon).
  6. Formulir pengajuan akan tampil (pastikan informasi tarif UKT dan piutang Anda telah sesuai):
    • Mata Kuliah: Pilih daftar mata kuliah mengulang yang akan diambil (batas maksimal pengajuan adalah 6 SKS dan/atau mata kuliah tugas akhir). Mata kuliah yang dipilih di sini wajib sama dengan yang didaftarkan pada FRS/KRS.
    • Unggah Surat Pernyataan: Klik Choose File untuk melampirkan berkas Surat Pernyataan Permohonan Bantuan UKT 50% yang telah ditandatangani.
  7. Klik tombol Simpan.
  8. Tunggu proses peninjauan dan verifikasi dari Dosen Wali serta bagian Akademik.
  9. Jika disetujui, kolom status akan berubah menjadi OKE / Disetujui.
  10. Klik tombol Bayar Di Sini (tombol berwarna merah).
  11. Masukkan alamat email aktif untuk menerima kode pembayaran/virtual account penagihan 50%.
  12. Klik Buat Kode Pembayaran dan selesaikan pembayaran sesuai panduan transaksi bank.

B. Membatalkan / Menghapus Pengajuan Bantuan UKT 50%​

Pengajuan dapat dibatalkan atau dihapus selama berkas belum disetujui oleh Dosen Wali:

  1. Pada tabel riwayat pengajuan Bantuan UKT 50%, temukan permohonan yang ingin dibatalkan.
  2. Klik tombol Hapus (tombol berwarna merah).
  3. Konfirmasi penghapusan pada kotak dialog.

C. Pengajuan Fasilitas Angsuran UKT​

Fasilitas cicilan/angsuran ditujukan bagi mahasiswa yang terkendala melunasi UKT secara penuh dalam satu kali pembayaran:

  1. Login ke sim.polibatam.ac.id.
  2. Klik menu Pelayanan Mahasiswa > Pelayanan UKT > Angsuran UKT.
  3. Klik tombol + AJUKAN ANGSURAN UKT (tombol berwarna biru).
  4. Lengkapi formulir rencana pencicilan:
    • Rencana Tanggal Bayar Angsuran (1 s.d. 4): Tentukan tanggal komitmen pembayaran untuk setiap termin angsuran.
    • Rencana Nominal Bayar Angsuran (1 s.d. 4): Tentukan besaran nominal per termin (akumulasi total wajib sama dengan tarif UKT Anda).
    • Penanggung Jawab Pembiayaan: Pilih pihak yang membiayai kuliah (orang tua, wali, atau diri sendiri).
    • Nominal Penghasilan Penanggung Jawab: Masukkan rincian rata-rata penghasilan per bulan.
    • Jumlah Tanggungan: Jumlah anggota keluarga yang ditanggung penanggung jawab.
    • Alasan Pengajuan: Uraikan latar belakang kebutuhan pengajuan skema angsuran.
    • Unggah Surat Pernyataan Angsuran: Lampirkan surat komitmen pembayaran angsuran bermaterai.
  5. Klik tombol Simpan.
  6. Tunggu proses persetujuan dari Dosen Wali dan KPS.
  7. Setelah permohonan disetujui, klik tombol Bayar / Lihat Pembayaran.
  8. Jendela pembuatan tagihan Virtual Account (VA) akan muncul:
    • Periksa Tahun Ajaran, pilih Jenis Pembayaran termin berjalan, dan tentukan Metode Pembayaran.
    • Pastikan alamat Email benar untuk pengiriman kode pembayaran.
  9. Klik tombol Generate Virtual Account.
  10. Lakukan pembayaran termin angsuran sesuai kode VA yang diterbitkan sebelum batas tanggal jatuh tempo.

D. Membatalkan / Menghapus Pengajuan Angsuran UKT​

Pengajuan angsuran dapat dibatalkan selama belum disetujui oleh Dosen Wali:

  1. Cari baris permohonan angsuran pada tabel daftar pengajuan.
  2. Klik tombol Hapus (tombol berwarna merah).
  3. Konfirmasi pembatalan.

E. Pengajuan Peninjauan / Perubahan Tarif UKT​

Layanan ini digunakan bagi mahasiswa yang mengalami perubahan kondisi ekonomi keluarga yang signifikan (misal: orang tua pensiun, meninggal dunia, atau terkena PHK) untuk mengajukan penurunan kelompok tarif UKT:

  1. Login ke sim.polibatam.ac.id.
  2. Klik menu Pelayanan Mahasiswa > Pelayanan UKT > Perubahan UKT.
  3. Klik tombol + AJUKAN PERUBAHAN UKT (tombol berwarna biru).
  4. Lengkapi formulir identitas dan latar belakang ekonomi:
    • UKT Tujuan: Pilih kelompok tarif UKT yang diajukan.
    • Alamat: Masukkan domisili tempat tinggal keluarga saat ini.
    • Alasan Pengajuan Perubahan UKT: Ceritakan secara detail kronologi perubahan kondisi ekonomi penanggung jawab biaya kuliah.
  5. Klik tombol Simpan Data.
  6. Tahap berikutnya, klik tombol Upload Berkas (tombol berwarna biru).
  7. Formulir unggah dokumen pendukung akan terbuka. Perhatikan tanda bintang (*) yang menandakan berkas wajib (misal: slip gaji/surat keterangan penghasilan dari kelurahan, rekening listrik/air, surat PHK/kematian, kartu keluarga, dan foto rumah).
  8. Klik tombol Upload pada masing-masing jenis dokumen yang diminta. Anda dapat memeriksa berkas yang telah terunggah dengan menekan tautan Download Berkas.
  9. Status pengajuan akan melalui 2 jenjang validasi:
    • Tahap 1: Verifikasi berkas oleh Bagian Akademik & Kemahasiswaan.
    • Tahap 2: Evaluasi dan penetapan akhir oleh Wakil Direktur II Bidang Umum dan Keuangan.
  10. Setelah penetapan resmi terbit, buka menu pembayaran untuk melunasi sisa tagihan semester sesuai kelompok tarif UKT terbaru yang telah ditetapkan.